Menurut KBBI, dokumen adalah 1. surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); 2. barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; 3. rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Menurut Paul Otlet dokumen adalah sebuah bentuk pengumpulan data atas sebuah kegiatan atau pengalaman yang diolah menjadi sebuah tulisan atau data yang real dan menjadi sebuah bukti akan sebuah pencapaian. Sedangkan pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104) menjelaskan dokumen dalam 3 pengertian, dokumen dalam arti luas, yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan; dokumen dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; dokumen dalam arti spesifik, yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah data sebuah kegiatan, surat, rekaman suara atau gambar yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan agar lebih meyakinkan.
Dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis. Yaitu dokumen semi-publik dan dokumen publik. Dokumen semi-publik adalah dokumen yang digunakan untuk keberlangsungan kerja suatu organisasi. Dokumen tersebut dikelola oleh records manager. Setelah dokumen tersebut tidak diperlukan lagi bagi suatu organisasi, dokumen tersebut dapat dimusnahkan. Namun jika dokumen tersebut mempunyai nilai historis maka akan dikumpulkan dan disimpan di tempat khusus dan di rawat atau dikelola oleh arsiparis.
Sedangkan dokumen publik adalah, dokumen yang isinya dapat disebarluaskan secara bebas dan untuk umum. Dokumen seperti ini biasannya disimpan di perpustakaan dalam bentuk buku-buku, majalah, ataupun terbitan lainnya. Pustakawan lah yang merawat, mengumpulkan, dan mengelola dokumen-dokumen ini.
A. Fungsi
dan Isi Dokumen Semi-Publik dan Dokumen Publik
1. Dokumen Semi-Publik
a. Direkam dan dipublikasikan secara terbatas
b. Bermanfaat bagi kelompok/organisasi tertentu
b. Bermanfaat bagi kelompok/organisasi tertentu
c. Berisi informasi yang berkaitan dengan
organisasi atau menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti suatu aktifitas
d. Tidak boleh dipakai orang luar. Atau bisa dipakai dengan izin petugas
d. Tidak boleh dipakai orang luar. Atau bisa dipakai dengan izin petugas
2. Dokumen Publik
a. Dokumen yang
menjadi milik bersama atau kolektif.
b. Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.
b. Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.
1. Contoh Dokumen Semi-Publik
a. Rekod : Dokumen yang berisi informasi semi-publik yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari sebuah organisasi disebut sebagai arsip dinamis atau rekod. Jadi, dengan kata lain rekod bisa disebut dengan arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipakai dalam kegiatan sehari-hari sebuah organisasi.b. Arsip : Arsip statis atau yang biasa disebut “arsip” adalah rekod yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari, namun masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya.
Jadi, dokumen semi-publik yang masih terpakai untuk kegiatan sehari-hari sebuah organisasi disebut arsip dinamis atau bisa juga disebut dengan rekod. Dan saat arsip dinamis ini sudah tidak terpakai lagi, arsip dinamis ini akan dimusnahakan atau dilestarikan menurut jadwal retensinya. Dimusnahkan jika dianggap arsip dinamis ini sudah tidak bermanfaat dan tidak berguna untuk kegiatan sehari-hari sebuah organisasi. Dan arsip dinamis ini disimpan secara permanen jika dianggap arsip dinamis ini mempunyai nilai historis. Arsip dinamis atau rekod yang telah disimpan secara permanen akan berubah menjadi arsip statis atau bisa disebut dengan arsip. Dan jika arsip-arsip yang disimpan tersebut memiliki arti yang sangat penting dan memiliki pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip seperti itu kemudian disimpan dalam pusat arsip nasional. Jika di indonesia pusat penyimpanan arsip nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
2. Contoh Dokumen Publik
Contoh dokumen publik adalah bahan perpustakaan, seperti : Buku, majalah, koran, rekaman gambar, dan bahan perpustakaan lainnya.
C. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi-Publik dan Dokumen Publik
1. Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi-Publik
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :
1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas: a) pengelolaan arsip dinamis; dan b) pengelolaan arsip statis
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.
2. Prinsip Pengelolaan Dokumen Publik
Pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai.
Pengolahannya meliputi:
a. Membuat indentifikasi informasi
dimulai dari registrasi :
Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting
Kedua, memberikan identitas agar smua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti miliki perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.
b. Katalogisasi
Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II.
Hasilnya adalah kartu katalog
c. Klasifikasi
Klasifikasi adalah, mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek.
d. Kelengkapan koleksi
Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.
e. Penyusunan koleksi
Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.
Penyusunan ada dua cara :
Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya)
Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan)
f. Pengolahan dengan komputer
Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.
D. Kesimpulan
Dari hasil penjabaran diatas, dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah, data sebuah kegiatan, surat, rekaman suara atau gambar yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan agar lebih meyakinkan. Dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu dokumen semi-publik dan dokumen publik. Dokumen semi-publik adalah, dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Dokumen semi-publik ada dua contoh yaitu, rekod dan arsip. Rekod adalah dokumen semi-publik yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari sebuah organisasi, atau bisa disebut juga arsip dinamis. Sedangkan arsip adalah arsip dinamis yang sudah tidak terpakai namun perlu dilestarikan karena memiliki nilai historis, sehingga disimpan dan dikelola oleh arsiparis. Jika arsip tersebut sangat penting dan memiliki pertanggungjawaban nasional, maka arsip tersebut akan disimpan dalam pusat arsip nasional, yaitu di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sedangkan dokumen publik adalah, dokumen yang dapat disebarluaskan secara bebas. Contohnya adalah semua bahan perpustakaan seperti, buku, majalah, dan koran.
Adapun prinsip pengelolaan dokumen semi-publik yang telah diatur pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29. Sedangkan prinsip pengelolaan dokumen publik meliputi : membuat indentifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi, dan pengolahan dengan komputer.
Daftar Pustaka
2. Contoh Dokumen Publik
Contoh dokumen publik adalah bahan perpustakaan, seperti : Buku, majalah, koran, rekaman gambar, dan bahan perpustakaan lainnya.
C. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi-Publik dan Dokumen Publik
1. Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi-Publik
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :
1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas: a) pengelolaan arsip dinamis; dan b) pengelolaan arsip statis
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.
2. Prinsip Pengelolaan Dokumen Publik
Pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai.
Pengolahannya meliputi:
a. Membuat indentifikasi informasi
dimulai dari registrasi :
Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting
Kedua, memberikan identitas agar smua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti miliki perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.
b. Katalogisasi
Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II.
Hasilnya adalah kartu katalog
c. Klasifikasi
Klasifikasi adalah, mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek.
d. Kelengkapan koleksi
Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.
e. Penyusunan koleksi
Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.
Penyusunan ada dua cara :
Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya)
Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan)
f. Pengolahan dengan komputer
Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.
D. Kesimpulan
Dari hasil penjabaran diatas, dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah, data sebuah kegiatan, surat, rekaman suara atau gambar yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan agar lebih meyakinkan. Dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu dokumen semi-publik dan dokumen publik. Dokumen semi-publik adalah, dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Dokumen semi-publik ada dua contoh yaitu, rekod dan arsip. Rekod adalah dokumen semi-publik yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari sebuah organisasi, atau bisa disebut juga arsip dinamis. Sedangkan arsip adalah arsip dinamis yang sudah tidak terpakai namun perlu dilestarikan karena memiliki nilai historis, sehingga disimpan dan dikelola oleh arsiparis. Jika arsip tersebut sangat penting dan memiliki pertanggungjawaban nasional, maka arsip tersebut akan disimpan dalam pusat arsip nasional, yaitu di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sedangkan dokumen publik adalah, dokumen yang dapat disebarluaskan secara bebas. Contohnya adalah semua bahan perpustakaan seperti, buku, majalah, dan koran.
Adapun prinsip pengelolaan dokumen semi-publik yang telah diatur pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29. Sedangkan prinsip pengelolaan dokumen publik meliputi : membuat indentifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi, dan pengolahan dengan komputer.
Daftar Pustaka
UU No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia No. 11 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan Program Arsip
Vital
Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia No. 33 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip
Makalah Organisasi
Informasi : Fungsi, Isi, Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen
Publik dan Dokumen Semi Publik, Prodi Ilmu Perustakaan Universitas Brawijaya Malang tahun 2013
Tidak ada komentar:
Posting Komentar